Contoh Surat Resmi yang baik dan benar

                                                     OSIS SMAN 1 BANJARMASIN

            Jl.Mulawarman No.01 Telp. (0511) 5511223 Kode Pos 70123 Banjarmasin                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  



No      : 01/OSIS/SMA1/V/2012                                                         17 Mei 2012
Lamp.  : -
Hal     : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Yth. Pembina OSIS
SMA Negeri 7 Banjarmasin


Dengan hormat,

         Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2011/2012, kami selaku pengurus OSIS SMAN 1 Banjarmasin memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti perlombaan yang akan diselenggarakan pada :

hari         : Senin,23 Mei 2012
waktu     : Pukul 08.00 WIB s.d. selesai
tempat    : Lapangan SMA Negeri 2 Banjarmasin
acara      : PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

        Atas perhatian Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua OSIS SMAN 1 Banjarmasin 

Jokowi

Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi

Surat resmi adalah surat yang ditulis dari lembaga/ ke /lembaga lainnya yang ditulis untuk menyampaikan sesuatu atau berita.

Yang ada dalam surat resmi adalah:

-1.Kepala surat

-2.Tempat dan tanggal lahir

-3.Nomor surat,Perihal Lampiran

-4.Nama dan alamat yang dituju

-5.Salam pembuka

-6.Isi surat

-7.Salam penutup

-8.Nama dan tanda tangan pengirim

Surat resmi menggunakan bahasa yang baku, inilah perbedaan antara surat pribadi dan surat resmi untuk lebih jelasnya perbedaan antara surat pribadi dan surat resmi ada dibawah ini:

Surat Resmi	Surat Pribadi
-1.Menggunakan bahasa yang baku -2.dikirim dari lembaga/ dan dikirim ke lembaga/perorangan/ -3.Ada kepala surat -4.Ada nomor surat,perihal dan,lampiran	-1.Bahasa tidak haruas baku -2.Dikirim untuk keluarga,saudara,dan teman -3.Tidak ada kepala surat -4.Tidak ada nomor surat,perihal,dan lampiran

Pengertian Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Dalam penulisan surat resmi yang baik dan benar terdapat ketentuan tertentu yang perlu diperhatikan. 

Ciri-ciri Surat Resmi

• Menggunakan kop atau kepala surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
• Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
• Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
• Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi yang baik dan benar, terdapat susunan atau urutan  format kerangka surat resmi yang terdiri dari beberapa bagian yaitu:

Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kop / Kepala Surat
2. Tanggal 
3. Nomor Surat
4. Lampiran 
5. Hal
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Pengirim
11. Tembusan
12. Inisial

Kop / Kepala Surat

Dalam penulisan surat resmi  menggunakan kop / kepala surat apabila surat tersebut dikelurakan oleh instansi atau organisasi tertentu. Kop / kepala surat umumnya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, fax, alamat email dan alamat situs website. Selain itu juga menggunakan logo atau lambang instansi terkait diletakkan di sebelah kiri kop surat.

Tanggal Surat
Dalam penulisan tanggal dalam surat resmi yang baik dan benar, lihat contoh format tanggal dibawah ini. Penulisan tanggal yang benar yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan angka dan diawali dengan huruf kapital, sedangkan penulisan tahun penulisannya sema dengan tanggal yaitu dengan menggunakan angka. Sebelum penulisan tanggal nama kota tidak boleh dicantumkan karena nama kota sudah ada di bagian kepala surat dan alamat tujuan.

Contoh penulisan tanggal yang benar : 13 Juli 2012
Contoh penulisan tanggal yang salah  :
Kuala Tungkal, 13 Juli 2012
Kuala Tungkal, 13-7 2012
Kuala Tungkal : 13 Juli 2012
13-Juli-2012
13 Juli 12

Nomor Surat

Dalam penulisan surat resmi, Nomor surat merupakan salah satu bagian dalam membuat surat resmi. Nomor surat resmi umumnya ditulis dengan kombinasi angka dan huruf. huruf menandakan instansi yang membuat surat resmi tersebut sedangkan angka digunakan untuk menentukan periode atau waktu surat tersebut diterbitkan.

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi yang benar :

Nomor: 113/U/OSIS/2012
No: 113 / U /OSIS / 2012
Nomor: 113.U.OSIS.2012

Alamat Tujuan

Dalam penulisan alamat tujuan surat, sebaiknya gunakan nama orang disertai jabatannya, atau gunakan jabatannya saja jangan menggunakan instansinya.  

Contoh:

Yth. Bapak Muhammad Iqbal

Bendaharawan Gaji

Kantor  Penanggulangan Kebakaran

Tanjung Jabung Barat
Kuala Tungkal

Pengertian Surat Menurut Ahli Bahasa

      Ada beberapa ahli bahasa yang membahas tentang pengertian surat. Pendapat antara ahli yang satu dengan yang lain tentu berbeda karena mereka berangkat dari sudut yang berbeda pula. Diantaranya Darji (1978: 8) mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi. Selanjutnya apabila terjadi hubungan terus menerus antara dua belah pihak yang dilakukan dengan saling berkirim surat, maka terjadilah surat menyurat diartikan sebagai suatu aktivitas berkirim-kiriman surat. Jadi apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalas maka terjadilah aktivitas surat menyurat.  Pengertian surat menyurat dalam arti luas meliputi semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat, yaitu membuat surat, menggandakan surat dan mengarsipkan surat.
Berdasarkan pendapat  ahli bahasa di atas dapat disimpulkan, bahwa surat adalah karangan jenis paparan yang berisikan maksud dan tujuan yang diinginkan oleh pembuat surat, sedangkan surat menyurat adalah kegiatan berkomunikasi yang saling membahas antara pihak pertama dengan pihak kedua dengan menggunakan surat sebagai alatnya.